Документационное обеспечение делового общения. Коробейникова Л.С. - 26 стр.

                                     27

4. ВИДЫ ПИСЕМ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ
                                                                    Таблица 2
              Особенности оформления отдельных видов писем
    Виды писем                      Особенности оформления
         1                                      2
1. Письмо-просьба Используется в ситуации, дающей повод для изложения просьб
                  от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая
                  просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность органи-
                  зации в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен-
                  ный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или
                  коллективного заявления.
                  Письмо-просьба может излагаться от первого лица единствен-
                  ного числа («Прошу…»), от первого лица множественного чис-
                  ла («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом
                  случае употребляются существительные с собирательным зна-
                  чением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…»,
                  «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего ли-
                  ца множественного числа, если употребляется несколько суще-
                  ствительных с собирательным значением
1. Письмо - ответ Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
(отказ)           1) повторение просьбы, на которую составлен ответ;
                  2) обоснование причины-отказа (если письмо-отказ);
                  3) констатация отказа.
3. Сопроводитель- Составляется при отправке адресату каких-либо документов
ное письмо        или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех
                  случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъясне-
                  ния к приложенным к нему документам или если предлагаемые
                  документы включают несколько листов. Во всех других случа-
                  ях данное письмо становится излишним, а адрес, дату и индек-
                  сы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку
                  уменьшение количества таких писем упрощает делопроизвод-
                  ство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к со-
                  проводительным письмам лишь тогда, когда это действительно
                  необходимо. Подтверждая факт отправки каких-либо докумен-
                  тов в определенный срок, письмо является надежным средством
                  контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью от-
                  правляемых документов.
                  Обычно оформляется на бланке формата А5.
1. Договорное     Является разновидностью сопроводительного письма и исполь-
письмо            зуется для подтверждения факта отправки договора
2. Циркулярное    Служебное письмо из вышестоящей организации по несколь-
письмо            ким адресам
6. Инструкционное Исходит из государственных, муниципальных органов власти и
письмо            управления. Содержит рекомендации, указания, разъяснения по
                  вопросам отчетности, налогов, экологии и т.д.
7. Рекламационное Составляется по вопросам документирования возмещения
(претензионное)   убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения усло-
письмо            вий контракта другой стороной (контрагентом). Должно иметь
                  копии документов, подтверждающих факты в виде приложе-
                  ний.