Основы компьютерной грамотности и информационно-коммуникационной компетентности. Ч. 1: Введение в информатику. Лядова Л.Н - 55 стр.

                            109                                                            110

     Интегрированные ППП включают набор инструментальных            – хранение поступившей информации и ее быстрый поиск
средств, компонентов, каждый из которых по своим функцио-             по различным критериям;
нальным         возможностям      равносилен      проблемно-        – оперативная передача информации между офисами внут-
ориентированному пакету. Например, интегрированный пакет              ри организации и передача информации другим заинте-
Microsoft Office включает в свой состав приложения, которые           ресованным организациям (обеспечение вертикальных и
могут функционировать автономно, независимо друг от друга             горизонтальных информационных связей);
(текстовые процессор Word, электронные таблицы Excel, СУБД          – планирование работ и управление ими;
Access и т.д.). В структуре таких пакетов предусмотрены сис-        – автоматизация коммерческой деятельности;
темные компоненты, обеспечивающие переключение между                – защита данных.
различными приложениями, их взаимодействие и бесконфликт-           Теперь определим требования к программному обеспече-
ное использование общих данных.                                нию, необходимому для выполнения вышеперечисленных функ-
                                                               ций.
  6.5.2. Интегрированные пакеты прикладных программ                 Документооборот охватывает все структурные подразделе-
                  офисного назначения                          ния организации – от канцелярии до руководства, поэтому явля-
                     Основные понятия                          ется важной частью системы управления. Процессы исполнения
    Часто используется понятие «электронный офис» – это        документооборота и контроль над его прохождением во многом
офис, в котором всю информацию обрабатывают электронными       зависят от конкретного административного устройства органи-
способами с помощью определенной совокупности технических,     зации. Следовательно, ПО должно содержать развитые средства
организационных и программных средств.                         адаптации к административной структуре организации и поряд-
    Функции и возможности офиса предъявляют определенные       ку работы с документами, принятому в ней. Система автомати-
интегральные требования к используемой аппаратуре и про-       зации документооборота должна также поддерживать рассылку
граммному обеспечению.                                         и визирование документов, обеспечивать контроль над прохож-
    С точки зрения организационной структуры любое пред-       дением документов, ввод в систему документов с бумагоносите-
приятие состоит из отдельных подразделений. Каждое подразде-   лей, электронных документов (сообщения электронной почты),
ление (офис) выполняет свои задачи, которые чаще всего взаи-   факсов, файлов различных прикладных программ.
мосвязаны между собой и связаны с задачами других                   Для планирования работ как отдельным сотрудникам, так и
подразделений, являются их частью или, наоборот, включают в    рабочим группам ПО должно обеспечивать возможность состав-
себя задачи, решаемые другими подразделениями.                 ления регламента работ, калькуляции затрат по ним и планиро-
     Общим для всех офисов является выполнение следующих       вания ресурсов.
функций:                                                            Для защиты данных ПО должно содержать средства предот-
     – документооборот, который сводится к обработке вхо-      вращения несанкционированного доступа к данным, антивирус-
       дящей и исходящей информации (получение, регистра-      ной защиты и резервного копирования данных.
       ция, ответы на письма, создание внутренних документов        Для выполнения всех вышеперечисленных функций элек-
       и написание отчетов, т.е. исполнение документооборота   тронными методами и поддержки требований к соответствую-
       и контроль за его исполнением и т.д.);                  щему ПО наиболее подходящим является выбор интегрирован-
     – сбор и анализ информации за определенный период (от-    ных пакетов прикладных программ, которые носят название
       четные документы, сводки и т.д.);                       офисных систем.