Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 57 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

57
ность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исклю-
чением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован
с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на
подпись руководителю
фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие
документы, на основании которых составлен проект исходящего документа
(инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные докумен-
ты).
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в под-
писываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящий до-
кумент
передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые доку-
менты регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие дан-
ные:
- индекс документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-
ответов);
- исполнитель;
- примечание
.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера не-
обходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на
обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправ-
ляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на
письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным «
окош-
ком» документ складывают таким образом, .чтобы адрес получателя был хоро-
шо виден. В этом случае необходимо убедиться, что адрес не сместится внутри
конверта.
Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр
факса подшиваются в дело с перепиской (исходящей).
5.5. Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и про-
ставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в
журнале (на карточке) или в памяти ПК.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, опе-
ративного поиска, учета и контроля.

Страницы