Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 56 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

56
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться
рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение доку-
ментов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их
своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать
документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на
следующий день) возвращать секретарю-референту.
Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», со-
стоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует
о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секре-
тарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их
затруднен. Таких «архивов» быть не должно.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному ис-
полнителю под расписку
в журнале регистрации входящих документов с про-
ставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между
исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением докумен-
тов с грифом «Конфиденциально».
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими ис-
полнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий доку-
мент и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у
исполни-
теля до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завер-
шена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание),
на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в со-
ответствующие дела.
В фирме для ряда документов может
быть принят порядок, при котором
рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их
исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами
внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время
руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с докумен-
том. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие
виды служебных документов
могут так обрабатываться, а какие нет, и провести
этап проверки этого порядка на практике.
5.4. Обработка отправляемых документов
Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка
исходящих документов состоит из следующих операций (рис. 3):
- составление проекта документа исполнителем;
- согласование проекта документа;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль-

Страницы