ВУЗ:
Составители:
54
ство документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения
или исполнителям, будет увеличиваться.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом
верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное
обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы
или 05 — номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непо-
средственно заместителям руководителя или исполнителям указываются
их
фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится
кружком. В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих долж-
ностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов,
например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рас-
смотрения документов настольное устройство сортировки,
состоящее из лот-
ков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов)
руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Посту-
пающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При
небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать спе-
циальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли
документы,
передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных ма-
териалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.
д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с
входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря-
референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому
предварительно ознакомиться с этими материалами.
Без предварительного рассмотрения
передаются по назначению до-
кументы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фами-
лию работника фирмы.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы
должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия
решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по кон-
кретному документу — одна из основных функций руководителя
, центральное,
решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая
входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкрет-
ные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом доку-
менте. Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполнения), допол-
нительно заносятся секретарем
-референтом в регистрационный журнал. Резо-
люция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резо-
люции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в
списке, который считается ответственным исполнителем.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 52
- 53
- 54
- 55
- 56
- …
- следующая ›
- последняя »
