Основы защищенного делопроизводства. Макаревич О.Б - 53 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

53
приятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила
работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с
документами.
5.3. Обработка поступающих документов
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется
секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2):
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение, разметку;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в
проверке пра-
вильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной
корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем необходимо проверить: пра-
вильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов
документа; наличие приложений. При отсутствии приложений или листов до-
кумента ставится в известность отправитель письма и делается отметка на
самом документе и в
журнале регистрации входящих документов в графе
«Примечание».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда
только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату
поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально»,
«Срочно».
. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с це-
лью распределения документов на регистрируемые и
нерегистрируемые. На
регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором рек-
визит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-
получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступ-
лении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, ката-
логах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих доку-
ментов
, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны пе-
редаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших доку-
ментов, которые складываются секретарем в специальную папку для после-
дующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие приня-
тия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руко-
водителя предприятия, в структурные подразделения или сразу
исполнителям.
При современной организации труда и росте квалификации работников количе-

Страницы