ВУЗ:
Составители:
68
ный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, в котором в лю-
бой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые за-
головки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например
«Переписка за 1989-1991 гг. — 3 дела».
Акты и описи составляются и подписываются
членами ЭК, рассмат-
риваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (ра-
ботником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземп-
лярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых в
архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-
передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации
или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих ре-
гистрационных форм также должны быть включены в опись.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается
производить уничтожение
документов, включенных в акт. Уничтожение доку-
ментов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя
работниками предприятия.
Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих
предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной ос-
нове. Архивные отделы административных округов организуют прием на хра-
нение документов ликвидированных предприятий. По решению Московской
регистрационной
палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию
только после передачи документов на архивное хранение. Доступ к переданным
в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого
предприятия.
5.8. План работ по совершенствованию делопроизводства
Большой вклад в совершенствование работы с документами предпри-
ятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть дело-
производственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая цен-
трализация позволяет проводить все операции с документами более квали-
фицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
К одной из функций, выполняемой
секретарем-референтом, относится методи-
ческое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структур-
ных подразделениях предприятия и его филиалах.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность
принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения
опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно
про-
водить по примерному плану, приведенному ниже.
ПЛАН УТВЕРЖДЕНО
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 66
- 67
- 68
- 69
- 70
- …
- следующая ›
- последняя »
