Основы архивоведения. Малышева С.Ю. - 29 стр.

                  II. УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВОВ.
             НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВОВ.
              ПОИСК И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ


      Учетные документы. К функциям и задачам деятельности архивных учре-
ждений относятся учет документов, а также создание научно-справочного аппара-
та.
      Учет, закрепляя организацию и хранение документов, является средством
обеспечения их сохранности и в то же время облегчает поиск архивных материа-
лов. Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немед-
ленному учету. В каждом архиве имеется целый ряд единообразных учетных до-
кументов архивов. К обязательным учетным документам относятся: книга поступ-
лений документов, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в де-
лах, заверительные надписи в делах, книга поступлений микрофотокопий доку-
ментов, паспорт архива, дело фонда. К вспомогательным формам учета в госархи-
вах относятся: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архи-
вы, книги учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов, и другие.
      Книга поступлений документов - это учетный документ, с помощью которо-
го осуществляется первичный учет поступающих в архив документов. Здесь ука-
зывается порядковый номер поступления, когда, от кого, на основании какого до-
кумента поступили материалы, их наименование, годы, объем, состояние этих ма-
териалов, какие номера фондов им присвоены или к каким уже имеющимся в ар-
хиве фондам они присоединены. Все поступления документов в архив записыва-
ются в хронологическом порядке.




                                                                            29