Основы архивоведения. Малышева С.Ю. - 30 стр.

     Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень на-
именований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает пред-
ставление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый но-
мер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или
утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого посту-
пления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное назва-
ние (если менялось - указывают все варианты в хронологической последователь-
ности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании
какого документа.
     Лист фонда - это учетный документ, отражающий сведения о названии и
номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе доку-
ментов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом
поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов.
Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные
сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях. Лист фонда состо-
ит из трех разделов: 1 - общая характеристика документов - название фонда и
крайние даты каждого названия, дата первого поступления, местонахождение
фонда (название государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки
фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примеча-
ние; 2 - учет неописанных документов - количественные показатели, докумен-
тальное основание поступления и выбытия документов, наличное количество дел
на каждую дату записи; 3 - учет описанных документов - характеристика описей
(номера описей, их названия, даты и объем - в единицах хранения), выбытие опи-
санных документов, а также наличное количество единиц хранения по каждой
описи и по фонду в целом - по состоянию на каждую дату записи. Листы фондов
архива прошнуровывают (сшивают) в порядке номеров фондов в один или не-



                                                                           30