Основы архивоведения. Малышева С.Ю. - 31 стр.

сколько опечатанных печатью архива томов. Листы фондов выполняют не только
учетные, но и информационные функции. Но листы фондов систематизированы по
номерам фондов, а не по названиям. Для поиска фондов по их названиям создан
подсобный справочный аппарат - карточный указатель к листам фондов. В него
включаются сведения о названии фонда (если название фондообразователя меня-
лось, то указывают все названия), его номере, объеме, крайних годах документов.
Фонды или группы фондов в указатели располагаются чаще всего по алфавиту.
     Опись дел фонда - это учетный документ, но также и часть научно-
справочного аппарата архива (об описи, как архивном справочнике, будет сказано
ниже). В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе
и содержании единиц хранения архивного фонда. На основании описи определя-
ется архивный шифр единицы хранения (сведения о ее местонахождении: сокра-
щенное название архива, номер фонда, описи, единицы хранения) - это поисковый
адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании ар-
хивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых дан-
ных, если они происходили.
     В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: но-
мер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, край-
ние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество лис-
тов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии (если это про-
изошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится
большое количество описей.
     Важным средством учета архивных документов является итоговая запись,
которая содержится в конце каждой описи и содержит сведения о количестве еди-
ниц хранения, внесенных в данную опись.




                                                                            31