ВУЗ:
Составители:
16
ние отдельного документа – тип; дата создания; фамилия лица, зарегистрировавшего документ; сведения о содержании; ссылки
на другие документы, – а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного доку-
мента и файл, содержащий распознанный текст документа. Каждый из указанных выше элементов содержится в отдельном поле
карточки.
Карточки размещаются в папках в соответствии с установленными в организации принципами, однако чаще всего дере-
во папок строится в соответствии со структурой организации, наглядно отображая иерархическую подчиненность ее подраз-
делений, а также принадлежность каждого сотрудника к определенной структурной единице. Так, например, личные папки
сотрудников какого-либо отдела обычно находятся в папке с названием отдела.
Кроме этого, во избежание многократного повторного ввода одной и той же информации, а также исключения возмож-
ных ошибок в платформе DocsVision предусмотрены справочники (хранящиеся в особой папке Справочники) – каталоги раз-
личного назначения, содержащие информацию, сгруппированную по определенным критериям. Включаемая в справочники
информация далее используется при заполнении некоторых полей карточек документов, позволяя избежать ввода заведомо
неверных сведений (например, в тех полях, где должны указываться сотрудники организации – автор документа, исполни-
тель документа, руководитель подразделения и т.д., – невозможно ввести запись о несуществующем сотруднике), не допус-
кая дублирования информации (например, присваивая вновь создаваемым документам номер в соответствии с принятой в
организации классификацией) и избавляя пользователя от рутинной работы по многократному занесению в документы од-
ной и той же информации.
Помимо карточек документов платформа позволяет организовать упорядоченное хранение файлов любого формата, со-
держащих информацию в текстовой, графической, табличной или другой форме; для этого в механизме платформы преду-
смотрен особый вид карточки – карточка файла. В зависимости от предполагаемого использования файла в дальнейшем (од-
нократное, постоянное внесение изменений в один и тот же документ – актуализация, использование текста документа в ка-
честве стандартной основы для создания новых документов и пр.) можно выбрать соответствующий способ его хранения.
Для всех типов карточек платформа предусматривает механизм поиска, который может осуществляться по записям кар-
точек, тексту прикрепленных к ним файлов и совокупности условий в любом сочетании.
В зависимости от назначения документации, а также выполняемых сотрудниками обязанностей платформой DocsVision
предусмотрена система безопасности, позволяющая разрешать или запрещать сотруднику (группе сотрудников) доступ к
любому виду данных в целях ограничения доступа к хранящимся сведениям и гарантии сохранности всей используемой ин-
формации. К дополнительным средствам, обеспечивающим безопасность данных, относятся возможности шифрования и/или
добавления к документам электронной подписи.
2.1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПЛАТФОРМЫ DOCSVISON
Платформа DocsVision является базисом для создания системы автоматизированного документооборота и включает в
себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие поль-
зователю привычный и удобный интерфейс. Платформа состоит из клиентской и серверной частей.
Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных и поддерживать их цело-
стность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами досту-
па, а также многие другие функции.
Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления
всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.
2.2. НАВИГАТОР. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Взаимодействие пользователя с системой автоматизации документооборота обеспечивает Навигатор, с помощью кото-
рого пользователь системы в соответствии со своими обязанностями в организации и имеющимися правами доступа получа-
ет возможность работать со всеми объектами как платформа DocsVision, так и всех остальных приложений, построенных на
ее основе.
Основой DocsVision являются карточки, которые группируются по принятым в организации принципам при помощи
папок (аналога папок Проводника в Microsoft Windows). Карточка является максимально подробным описанием документа,
файла или какого-либо объекта системы DocsVision. Навигатор допускает одновременный просмотр структуры хранения
карточек, а также избранную пользователем информацию об их содержимом.
Набор инструментов Навигатора обеспечивает возможность осуществлять все необходимые операции над информацией
базы данных, а именно: модифицировать справочники; создавать, удалять и модифицировать карточки документов и зада-
ний; фиксировать выполнение заданий по документам, а также получать доступ к подсистеме маршрутизации, решая, тем
самым, основные задачи документооборота – регистрацию и движение документов.
Запуск Навигатора осуществляется аналогично запуску любой другой программы. Главное окно Навигатора состоит из
следующих основных элементов:
□ Строка меню.
□ Панель инструментов.
□ Иерархия папок.
□ Область просмотра содержимого папки.
□ Область предварительного просмотра.
Остановимся подробнее на элементе панели инструментов. Этот элемент содержит кнопки, предназначенные для быст-
рого доступа к некоторым наиболее часто используемым пунктам меню. Панель инструментов Навигатора может быть ото-
бражена/скрыта с помощью установки/снятия флажка в пункте меню Вид > Панели инструментов > Стандартная. Назна-
чение кнопок представлено в табл. 1.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- …
- следующая ›
- последняя »
