Интеллектуальный анализ выполнения бизнес-процессов в системе электронного документооборота. Матвейкин В.Г - 5 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

7
ВВЕДЕНИЕ
От организации работы с документами зависит эффективность работы всего предприятия. Документы несут в себе ин-
формацию о внешней среде предприятия, что очень важно с точки зрения принятия решений. Внешняя среда характеризует-
ся сложность, подвижностью (скоростью изменения различных компонентов и факторов в окружении организации) и неоп-
ределенностью. Причем для разных функциональных зон скорости изменения, как и объем факторов внешней среды, не яв-
ляются одинаковыми. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает
организация по поводу конкретного факта, а также степенью уверенности в достоверности информации. Качество прини-
маемых решений напрямую связанно со степенью неопределенности внешнего окружения. Однако определить ресурсы, ре-
левантно обеспечивающие деятельность организации, – чрезвычайно сложная задача [1], особенно в современном информа-
ционном обществе.
Компьютеризация офиса – оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети – привело в
последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота и появ-
лению в этой области большого числа проблемно-ориентированных продуктов. Идея, лежащая в основе систем автоматиза-
ции документооборота, – выделение функций по обработке документов, которые непосредственно не зависят от характера
самих документов и связанных с ними приложений.
Такие функции, как регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо
от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или платежными документами. Таким образом,
системы автоматизации документооборота являются, по сути, интегрирующими технологиями, обеспечивающими унифици-
рованное управление документами в организации и связанными с ними специфическими приложениями.
Различные классы систем ориентированы на различные модели документооборота. В частности, системы типа группо-
вой работы ориентированы на организацию коллективной работы над документами. В системах типа управления докумен-
тами основное внимание уделяется построению и ведению документальных баз – справочников над множеством докумен-
тов. Управление движением документов по учрежденческой сети является основной функцией целой группы продуктов, на-
чиная от простейших систем электронной почты и заканчивая изощренными системами автоматизация деловых процедур.
Непосредственно за организацию делопроизводства, т.е. за реализацию принятых правил обработки документов, на
предприятиях, как правило, отвечает специальное подразделение – так называемая служба документационного обеспечения
управления. На конкретных предприятиях эта служба может называться управлением делами, канцелярией, секретариатом,
общим отделом и т.д. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных
подразделений предприятия.
Функции делопроизводственного персонала заключаются в приеме и регистрации документов, в продвижении доку-
ментов по предприятию с фиксацией резолюций и отчетов, рассылке документов вовне, а также контроле исполнения доку-
ментов (резолюций). Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специ-
альные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные резолюции и отчеты
исполнителей.
Правила регистрации документов на предприятии, состав регистрируемых реквизитов, правила оформления резолюций
и передачи документов, правила контроля исполнения, а также порядок заполнения отчетных форм регламентируются соот-
ветствующими инструкциями.
Традиционная технология, описанная выше, имеет принципиальные ограничения:
• Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных под-
разделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из
разнородных и децентрализованных картотек.
• Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о
состоянии документов.
• Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих
друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.
Перечисленные проблемы еще более усугубляются в корпоративной системе управления, когда необходимо координи-
ровать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.
Именно поэтому в последнее время большой интерес направлен к системам электронного документооборота (СЭД),
снимающих описанные выше ограничения и предоставляющих организации принципиально новые возможности. Одним из
ключевых преимуществ использования СЭД является наличие информационной базы данных, хранящей в себе всю историю
взаимодействия сотрудников и подразделений внутри организации.
В результате длительной работы СЭД могут скапливаться огромные массивы информации, анализ которой обычными
средами – трудновыполнимая задача. В связи с чем в последнее время разрабатываются специальные алгоритмы извлечения
знаний, основанные на интеллектуальном анализе данных [2 – 4]. Рассмотрению этих алгоритмов и проблем их использова-
ния посвящено данное учебное пособие.
1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ФИРМЫ
Первый шаг в управлении документацией – это определить, чем именно мы собираемся управлять. Очевидно, что для
понимания этого вопроса необходимо дать определения ряду понятий.
Начнем с понятия "документ". Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – понятие информационное,
которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.
Документ – это любая семантическая информация, которая выражена на любом носителе с целью ее постоянного обра-
щения в динамической информационной системе. Обращение означает последовательную смену информационных процес-
сов: передача, прием, обработка, хранение, поиск, размножение. В категорию документов попадают самые разнообразные

Страницы