Интеллектуальный анализ выполнения бизнес-процессов в системе электронного документооборота. Матвейкин В.Г - 7 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

9
Рис. 1. Схема исполнения входящего документа
Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:
− в момент регистрации в карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу; информа-
ция о корреспондентах поступившего документа; краткое содержание документа; другие данные общего характера.
− факт вынесения резолюции фиксируется путем внесения в карточку информации об авторе резолюции, текста резо-
люции, фамилии исполнителей, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции.
− по исполнении резолюции в карточку добавляются тексты отчетов исполнителей и фактическая дата исполнения до-
кумента.
Основным объектом автоматизации СЭД является второй информационный поток, связанный с регистрацией докумен-
тов, хранении информации о документах и получении различного рода отчетов по данным показателям.
Это особенно актуально, учитывая, что практически на всех крупных предприятиях существуют общие отделы. Их на-
звание варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое
главное – суть данного подразделения остается одинаковой и заключается она в организации потоков документов. Кроме
центрального документооборота крупного предприятия существуют специализированный документооборот (в подразделе-
ниях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.).
Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов. Любой входящий доку-
мент, не попавший в общий архив документов, является потенциальным кандидатом на неисполнение. В организации есть
соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в
канцелярии, теряются чаше всего.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием докумен-
тов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие
подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией).
Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.
Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиваться на ответ-
ственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канце-
лярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число дохо-
дит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии, основных видов документов бывает весьма небольшое количест-
во, а именно всего-навсего три вида:
• Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих до-
кументов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются
или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сро-
ком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
• Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие до-
кументы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое
число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.
• Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не
все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если
они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние доку-

Страницы