ВУЗ:
Составители:
10
менты, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить за-
прос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобра-
зуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документы каждого из этих видов могут быть достаточно разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, цирку-
лярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более
детализованные. С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе
делопроизводства оно безусловно необходимо.
Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (воз-
можны свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая реги-
страционного номера, – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного
номера.
Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибу-
тов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов
канцелярских документов.
Основными атрибутами канцелярского документа являются:
1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через
канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних докумен-
тов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя
организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предпри-
ятия.
3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данно-
го документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один
и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадро-
вого состава предприятия).
4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типо-
вых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел – это формальный спи-
сок дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная но-
менклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным доку-
ментом, который может обновляться 1 – 4 раза в год.
Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.
Внутренние документы помимо стандартных могут обладать следующими атрибутами:
• Список подразделений предприятия для ознакомления.
• Контрольный срок ознакомления или исполнения.
• Список исполнителей документа.
Исходящие документы имеют дополнительные атрибуты:
• Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, так как исходящий документ всегда порождается на основе или вхо-
дящего или внутреннего.
• Список рассылки.
• Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.
В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительны-
ми атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях пред-
приятий.
Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами в том смысле, что большинство из
них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда
порождает соответствующий ему исходящий.
Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы мо-
гут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в
системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле
здесь наблюдается некоторое дублирование связей.
Связи в большинстве случаев направлены по принципу "главный-подчиненный". Иногда встречаются ненаправленные
связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).
В принципе в крупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построена по децен-
трализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятия получает свою долю корреспонденции, относящую-
ся к ней. Номера входящей корреспонденции создаются либо в едином нумераторе, либо в номер входящего документа вклю-
чается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо. Исходящая
корреспонденция обычно всегда проходит через одно место (по крайней мере, пока не известны предприятия с другой схемой
обработки исходящей корреспонденции).
Организация децентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и во всем мире. Достаточ-
но привести пример газеты Times. При реорганизации отдела обработки писем граждан в конце 1980-х гг. (тоже канцелярия,
но специализированная) значительная часть работы по сортировке корреспонденции была передана Британскому почтовому
ведомству. Для этого газета стала принимать корреспонденцию в несколько абонентских почтовых ящиков (до этого она
имела один адрес для всей корреспонденции). После двух лет эксплуатации выяснилось, что число ошибок в адресах (от-
правлено не в тот абонентский ящик) составляет меньше 2 %. Данная реорганизация позволила сократить количество со-
трудников отдела обработки входящей корреспонденции в два раза. Это яркий пример, что процесс анализа документопото-
ков может принести значительный результат не только если он заканчивается полной автоматизацией предприятия.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- …
- следующая ›
- последняя »
