Интеллектуальный анализ выполнения бизнес-процессов в системе электронного документооборота. Матвейкин В.Г - 10 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

12
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцеля-
рии, а основная часть документооборота проходит через подразделения. В принципе канцелярию за редким исключением не
волнует документооборот в отделах.
На уровне подразделений СЭД должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию
и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня
подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подраз-
деления не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.
Исходя из всего описанного выше, мы можем дать следующее определение. Цель систем управления документооборо-
том – распределить общие информационные ресурсы компании таким образом, чтобы они оставались под надежной защи-
той, и чтобы их можно было найти, получить или переслать, а также предоставить возможности по маршрутизации докумен-
тов. Распределение документов должно быть возможным независимо от формы их представления – на бумаге или в элек-
тронном виде.
1.3. НЕДОСТАТКИ ТРАДИЦИОННОГО ПОДХОДА В
УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Хранение и поиск документов являются очень важным видом деятельности для фирмы, от чего зависит в наши дни вы-
живание компании. Стало очевидно, что традиционный бумажный подход к ведению записей и управлению документообо-
ротом устарел и малоэффективен. Можно выделить ряд причин, по которым имеет право быть признанным верным:
• Несоблюдение сотрудниками фирмы установленных норм при работе с документами. Человек, получивший доку-
менты, важные для его деятельности, склонен как правило, припрятывать информацию для себя. В лучшем случае закончив
выполнение задания, он сложит все документы, имеющие отношение к проекту в одну папку.
• Вопрос безопасности. Увеличение количества создаваемых документов, публикаций и возможность распростране-
ния информации по электронной почте или локальным сетям фирм привели к выходу на первый план проблем защиты до-
кументов, контроля, отслеживания и поиска. Раньше папки сортировались по значимости наиболее важного документа в ка-
ждой из них, чтобы защитить информацию и ограничить доступ к ней. В наши дни системный администратор, имеющий
соответствующий его статусу права доступа, может прочитать любое письмо, посланное по электронной почте в пределах
доверенной ему сети.
• Проблема эффективного поиска. Действующая в большинстве организаций система поиска документов базируется
на присвоении папкам с файлами заголовков или на списках ключевых слов, описывающих общее содержание файла, что
отнюдь не гарантирует точности при поиске документа в файле. В операционной системе MS-DOS установлено ограничение
на длину имени файла или директории – она не должна превышать восьми символов, что еще больше обострило проблему. В
MS-Windows это ограничение снято, но проблема, тем не менее, не решена, так как не существует единых стандартов наимено-
вания различных документов. Системы электронной почты обычно сохраняют послания в пределах структуры своей собствен-
ной базы данных, тем самым ограничивая возможности поиска по письмам с помощью поискового механизма для текстовых
документов.
• Фактор недостаточного использования имеющихся в организации компьютеров. Компьютеры в большей своей
массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отме-
чали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь уси-
ливает неразбериху. Использование компьютеров без систем управления документооборота способствует в гораздо большей
мере росту "электронного" документационного хаоса, чем это случается с бумажными документами. И, тем не менее, ком-
пьютеры, а в частности компьютерные сети, не используются в полную силу своих возможностей, т.е. у предприятий есть
потенциал, который простаивает.
• Более длительное время существование электронного носителя документа. Имеющиеся в настоящее время магнит-
ные и оптические носители имеют оценочное время жизни около 10 лет.
• Себестоимость электронного документа меньше. Вычислительные мощности персональных компьютеров, рабочих
станций и серверов (как процессора, так и памяти) удваивается каждые 18 месяцев. Таким образом, компьютерные ресурсы
по памяти и по производительности увеличиваются быстрее, чем технические достижения, которые удваиваются каждые 10 лет
(7 % в год). Оборудование для хранения информации сейчас на много дешевле, чем это было 10 – 20 лет назад: можно купить
многогигабайтный магнитный носитель за несколько тысяч долларов. CD-ROM'ы стоят порядка нескольких долларов.
У электронных документов выше интерактивность. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консерва-
тивной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Исправления к бумаж-
ным документам обычно имеют вид указания на ошибку, которое публикуется в последующих изданиях. Наоборот, электрон-
ные документы могут непрерывно модернизироваться автором. В печатной продукции нет удобной возможности поддерживать
читательские комментарии, примечания и авторские исправления в ближайшее реальное время, что вызвано более длинным
циклом исправления и распространения.
1.4. ТЕХНОЛОГИЯ ПОТОКОВ РАБОТ КАК ПРИНЦИПИАЛЬНО
НОВЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ПРЕДПРИЯТИЕМ
Workflow – автоматизация полностью или частично бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания
передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных
правил.
Система управления workflow – система, которая описывает поток работ (по сути, бизнес-процесс), создает его и управ-
ляет им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать
с его участниками и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средст-
ва. Таким образом, система workflow автоматизирует процесс, а не функцию. Появление ее и соответствующих программ-

Страницы