ВУЗ:
Составители:
11
В работе канцелярии наиболее "узким" местом остается работа с письмами граждан. В большинстве случаев подобная
работа относится к общему делопроизводству. Исключение составляют организации, для которых работа с письмами со-
ставляет основную производственную деятельность (телерадиокомпании, газеты, журналы, информационные агентства и
другие средства массовой информации). При обработке писем граждан применяются несколько другие классификаторы.
Важна развернутая статистика по атрибутам писем, что основывается на опыте разработки автоматизированной системы
обработки корреспонденции Гостелерадио России [2]. В крупных государственных организациях тоже существует специ-
альный учет писем граждан и строгий контроль за их выполнением. Таким образом, при внедрении СЭД блок обработки
писем граждан нуждается в дополнительном исследовании и описании.
Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о
потоке. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:
• Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение – получить объективную картину
информации для оперативного управления.
• Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вы-
вода отчетов данной группы – месяц, квартал, полугодие, год.
Рассмотрим более подробно оперативные отчеты. Основное их содержание – список работ, которые должны быть завер-
шены в ближайшее время. Получатели отчетов – ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают
сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того
или иного должностного лица. Сводный отчет – это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период вре-
мени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству
предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты
поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.
При рассмотрении отчетов в СЭД их группировка не производится. У каждого оперативного отчета имеется фильтр, за-
дающий интервал времени, в который происходит окончание работ. При этом данные фильтра помещаются в заголовок от-
чета. Типичными примерами отчетов являются:
1. Завершающиеся работы по исполнителям.
2. Сводный отчет по подразделениям организации.
3. Сводный отчет по контрагентам.
Рассмотрим подробнее аналитические отчеты. Хотя существует достаточное количество стандартных форм отчетов,
каждая организация может заводит собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для пла-
нирования работы организации в дальнейшем, анализа номенклатуры предприятия, списка контрагентов и т.д. Часто анали-
тические отчеты выдаются по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты представляют картину работы
предприятия за определенный период времени. Следовательно, в фильтр представления отчета в СЭД вводится параметр –
время анализа. В нем можно задавать либо произвольный, либо фиксированный интервал времени:
а) за месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий);
б) за квартал (по умолчанию текущий квартал);
в) за год (по умолчанию текущий год).
Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространя-
ют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляются достаточно высокие требования по качеству оформления. В
общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Такие отчеты для
исполненных документов могут быть представлены в виде списка документов по исполнителям, по контрагентам или по
номенклатуре.
Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается.
Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архи-
вом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота как центральную систе-
му, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации
производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного
хранения и их поиска.
Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив. Рассмотрим организацию документов в архиве пред-
приятия.
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому
или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В
связи с этим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по
делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.
Дела в архив передаются из канцелярии либо отдельно (по томам), либо целиком по окончанию года. В любом случае
дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивка по томам. После это-
го готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество
страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной органи-
зации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения дела оно из архива предприятия передается на хранение в
государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела
уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожение поступа-
ют как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел запускается соответствующая операция для
всех томов дела.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- …
- следующая ›
- последняя »
