ВУЗ:
Составители:
8
источники: книги, письма, фотографии, кинофильмы. Стоит особо отметить, что документ не обязательно должен существо-
вать в виде записи на бумаге. Это могут быть данные в цифровом представлении, приведенные в наиболее удобный для
пользователя формат, например, заказ на поставку, запрос на обновление персонала или чек.
Содержание документа и контекст, в котором документ подается, носят название "предмет документа".
В системах управления документооборотом обязательным является наличие у документа регистрационной карточки –
набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем
случае регламентируемые ГОСТ, но они могут отличаться в конкретных случаях).
Следующий термин, которому необходимо дать определение, – управление, особенно, применительно к документам.
Управление – это разработка и поддержка условий, при которых ресурсы, отсортированные по группам, смогут давать
должную отдачу и эффективно действовать (использоваться) для достижения общих целей [5].
Управление обычно ассоциируется с деятельностью на уровне группы в связи с устранением проблемы или решением задачи и
включает в себя планирование, руководство, организацию, поиск ресурсов и контроль. Кроме того, на любой фирме ведется дея-
тельность по общему управлению, управлению оборудованием, финансами, персоналом, информационными ресурсами, маркетин-
говыми мероприятиями, операционному и стратегическому управлению.
Исходя из предложенных определений документа и управления, можно сформулировать определение управления доку-
ментацией – процесс наблюдения и контроля за официальными деловыми бумагами фирмы, записями принятых решений и
важными для фирмы промежуточными разработками, представленными в формате документа. При этом не важно существу-
ет документ в электронном виде или на бумаге.
1.2. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Основные процессы, которые затрагивает система управления документооборотом:
• работа с входящими документами;
• работа с исходящими документами;
• работа с внутренними документами;
• создание маршрута документа;
• создание шаблона документа;
• классификация документов;
• учет сторонних организаций;
• контроль работы с документами.
Каждый из этих процессов состоит из множества подпроцессов, например процесс работы с входящими документами
состоит из процесса регистрации, процесса поиска, процесса управления доступом и т.д.
При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, свя-
зано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение
документа, действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками
(делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа либо регистраци-
онный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списа-
ния документа в архив.
Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел или в возобновлении информации по конкретно-
му вопросу, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них
информации делаются выводы. Это подчеркивает важность и необходимость быстрого и своевременного доступа к подобно-
го рода картотекам, учитывая, что такой доступ может осуществляться часто и разными сотрудниками одновременно.
Упрощенная схема исполнения поступившего извне документа (входящего документа) приведена на рис. 1.
Из приведенной схемы видно, что при исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток
связан с движением самого документа:
− документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
− из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;
− после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;
− исполненный документ списывается в дело.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- …
- следующая ›
- последняя »
