ВУЗ:
Составители:
Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация
методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.
Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами.
В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактирование документа двумя или
более пользователями. Обычно приоритет отдаётся пользователю, первому открывшему документ, и
запрет всем остальным на пользование документом, исключая режим «только для чтения».
Другой важной задачей является обеспечение работы с актуализированным документом. Многие
пользователи могут редактировать и вносить изменения. В этом случае сотрудникам выдаются
полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность
отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию. Можно запретить вносить
изменения в документ, передавать на редактирование его копии. Версии документов также
протоколируются.
Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного
изображения, то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат не рационален. Тогда как
бы накладывается второй, «прозрачный», слой с комментариями и изменениями. При этом
комментарии поддаются редактированию обычным образом.
При коллективной работе с документами каждому сотруднику назначается пароль и право доступа,
чтобы документ оставался недоступным любопытным. Права доступа также разделяются. Одни могут
выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие – только просматривать. Может
быть разрешён доступ к отдельным полям документа. При этом все действия пользователей заносятся в
протокол, чтобы администратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответствующие
меры.
Вторую часть электронного документооборота составляет
система массового ввода
бумажных
документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в
электронный вид.
В контексте обработки документы делятся на две группы – просто документы и формы. Формы, в
отличие от просто документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки,
информации: линии, пиктограммы, графление и т.д.
Для обеспечения перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и
предварительной обработки изображений, и сервер обработки изображения и распознавания. Число
серверов может быть различным, но необходимо предусмотреть их координацию.
При использовании серверов баз данных для каждого документа, прошедшего систему массового
ввода, создаётся
задание
. Переход к следующей операции означает изменение статуса задания, и каждая
обработка документа является выделенной транзакцией на сервере баз данных. Если обработка не
выполняется по каким-либо причинам, транзакция возвращается в базу и задание остаётся
невыполненным, поступает снова на обработку. Тем самым гарантируются целостность и надёжность
хранения и обработки документов.
Часть операций массового ввода реализуется программно, другая – аппаратно. Более надёжной и
перспективной является аппаратная реализация посредством плат обработки изображений.
Третья часть электронного документооборота –
система автоматизации деловых процессов
(
АДП
).
Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным
документооборотом.
Для проектирования сложных деловых процессов используются методы моделирования, способные
учесть большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни. Деловые процессы не
имеют жёсткой структуры и меняются по самым разным причинам – внешним и внутренним.
Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать внутренние деловые процессы с целью
высвобождения ресурсов и экономии средств.
В настоящее время существуют определённые проблемы с методологией описания деловых
процессов. Самой распространённой в настоящее время является методология направленного графа.
Разработаны графические редакторы, позволяющие в удобной форме проектировать и редактировать
карты деловых процессов. Карты деловых процессов формируются на основании заданий, их статуса,
параметров, определяющих роль персон, которым они предназначены. Параметры задают роль
сотрудника, его полномочия и права, время исполнения задания и т.д. Графический редактор,
обрабатывающий задания, размещает карты деловых процессов в специальных базах данных.
После формирования базы карт деловых процессов работает модуль преобразования карт деловых
процессов в конкретное АДП-приложение, моделирующее деятельность одного сотрудника. АДП-
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 27
- 28
- 29
- 30
- 31
- …
- следующая ›
- последняя »
