ВУЗ:
Составители:
неприемлемом для системы виде, в стандартизированный вид. Отсюда вырисовываются две основные
задачи при организации работы с документами:
1) обеспечение взаимодействия средств создания электронных документов и средств
администрирования документов;
2) обеспечение перевода внешних документов в стандарт системы.
Первая задача означает, что какими бы приложениями ни создавался документ, в СЭД должны быть
средства вовлечения его в электронный документооборот. Тем самым должна быть исключена
возможность как создания и хранения документов в обход системы, так и доступа к нему иными
средствами, кроме тех, которые предоставляются и контролируются СЭД.
Под понятием внешних документов подразумеваются бумажные и электронные документы,
созданные вне рамок СЭД. В случае бумажных документов, а также фото-, звуковых и прочих
«аналоговых» документов необходима их оцифровка, т.е. перевод в адекватную электронную форму.
Для печатных документов это будет сканирование и распознавание текста, для чертежей –
сканирование и трассировка, для аудио- видеоматериалов – перевод в один из компьютерных форматов.
Следовательно, требуется широкий спектр перекодировщиков, способных распознать более или менее
распространённый формат документа и осуществить его однозначный перенос в стандарт системы
электронного документооборота.
На сегодняшний день получили широкое распространение системы компьютерного бухучёта,
финансовой деятельности и др. Но подобного рода системы не обеспечивают доступа и возможности
работы с прочими офисными документами. Разумеется, было бы нелепо создавать на предприятии две
системы документооборота – одну для финансовых документов, другую для всех остальных. Поэтому
система электронного документооборота должна поддерживать все типы документов, обращающихся
на предприятии, при этом обеспечить безболезненный переход с имеющихся систем, решающих
локальные задачи, на единую систему электронного документооборота предприятия.
При выборе системы нужно придерживаться принципа поддержки максимально возможного
количества платформ (операционных систем). Выбираемая система должна быть открыта для
эксплуатируемых и новых приложений. Для этого ей необходимо удовлетворять ряду стандартов.
Обычно внедрение новых систем выполняется поэтапно. Поэтому выбираемая система должна быть
модульной. Каждый из модулей обеспечивает решение определённых задач. При этом не должно
составлять труда их включение в работающую систему. Модули по возможности должны быть
независимы друг от друга. Например, сначала внедряется система автоматизации исполнения приказов,
а можно начать с электронного архива, но в результате должна быть получена полноценная система.
Система электронного документооборота
, отвечающая перечисленным принципам, состоит из трёх
частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы
автоматизации деловых процессов.
Система управления документами
должна обеспечить интеграцию с приложениями. Если на
предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне
операций с файлами, т.е. операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения
замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Если приложение не
предусматривает сохранения данных в файле, то приходится перехватывать операции вывода данных на
печать для перевода в стандарт системы. Это сложная работа, но её достоинство в том, что сохраняются
принятые на предприятии виды документов.
Следующей задачей является обеспечение хранения документов на разных носителях. К тому же
надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы
факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от
важности и актуальности информации. Для этого надо предусмотреть поддержку миграции документов
между устройствами хранения, т.е. данные с дисков в зависимости оттого, как часто к ним обращаются,
должны перекочёвывать на более дешёвые и менее быстрые хранители информации.
Достаточно сложной проблемой является организация быстрого поиска документов. Для
организации поиска используется индексация документов. Система индексации может быть
атрибутивной или полнотекстовой.
В случае
атрибутивной индексации
документу присваивается некий набор атрибутов,
представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ
к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя автора,
дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведётся по одному или нескольким
полям либо по всей совокупности. При
полнотекстовом индексировании
все слова, из которых
состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс.
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 26
- 27
- 28
- 29
- 30
- …
- следующая ›
- последняя »
