Информатика и информационные системы в экономике. Ч.1. Ракитина Е.А - 18 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТГТУ | Тамбов

Составители: 

Рубрика: 

формации возрастает настолько, что ее становится просто невозможно хранить в памяти, человек
начинает прибегать к помощи различного рода вспомогательных средств
С рождением письменности возникло специальное средство фиксирования и распространения
мысли в пространстве и во времени. Родилась документированная информация – рукописи и рукопис-
ные книги, появились своеобразные информационно-накопительные центры – древние библиотеки и ар-
хивы. Постепенно письменный документ стал и орудием управления (указы, приказы, законы).
Следующим информационным скачком явилось книгопечатание.
С его возникновением наибольший объем информации стал храниться в различных печатных изданиях,
и для ее получения человек обращается в места их хранения (библиотеки, архивы и пр.).
В настоящее время мы являемся свидетелями быстрого развития новых – автоматизированных –
методов хранения информации с помощью электронных средств. Компьютер и средства телекомму-
никации предназначены для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к
ней.
Информация, предназначенная для хранения и передачи, как правило, представлена в форме доку-
мента. Под документом понимается объект на любом материальном носителе, где имеется инфор-
мация, предназначенная для распространения в пространстве и времени (от лат. dokumentum – свиде-
тельство. Первоначально это слово обозначало письменное подтверждение правовых отношений и со-
бытий). Основное назначение документа заключается в использовании его в качестве источника ин-
формации при решении различных проблем обучения, управления, науки, техники, производства, соци-
альных отношений.
Одной из процедур хранения информации является ее накопление. Оно может быть пассивным и
активным.
При пассивном накоплении поступающая информация просто "складируется", при этом принима-
ются меры для обеспечения ее сохранности и повторного обращения к ней (считывания). Например,
запись звуковой информации на магнитофонную ленту; стенографирование выступления; размещение
документов в архиве.
При активном накоплении происходит определенная обработка поступающей информации, имею-
щая много градаций, но в целом направленная на обогащение знания получателя информации. Напри-
мер, систематизация и обобщение документов, поступивших на хранение, перевод содержания доку-
ментов в другую форму, перенесение документов на другие носители совместно с процедурами сжа-
тия данных, обеспечения защитными кодами и т.п.
Важно помнить, что хранение очень больших объемов информации оправдано только при условии,
если поиск нужной информации можно осуществить достаточно быстро, а сведения получить в дос-
тупной форме. Иными словами, информация хранится только для того, чтобы впоследствии ее можно
было легко отыскать, а возможность поиска закладывается при определении способа хранения ин-
формации и доступа к ней. Таким образом, первый вопрос, на который необходимо ответить при ор-
ганизации любого хранилища информации – как ее потом там искать.
Информационно-поисковая система (ИПС) – это хранилище информации, снабженное процеду-
рами ввода, поиска, размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур – главная особенность
информационных систем, отличающая их от простых скоплений информационных материалов (рис.
4).
Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информа-
ционной системой не является. В публичных же библиотеках порядок размещения книг всегда строго
определенный. Благодаря ему поиск и выдача книг, а также размещение новых поступлений представ-
ляет собой стандартные, формализованные процедуры. То же самое справедливо и для компьютерных
ИПС.
Все хранимые в ИПС документы индексируются каким-либо образом. Каждому документу (ста-
тье, протоколу, видеокассете) присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ
документа. Поиск в хранилищах идет не по самим документам, а по их поисковым образам, которые
могут включать в себя:
• название документа;
• время и место создания;

Страницы