Автоматизация документационного обеспечения управления на основе программы "Делопроизводство 2001". Саак А.Э - 4 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

4
1. Основные понятия документационного обеспечения
управления
Рыночные условия предъявляют жесткие требования к процессу принятия
управленческих решений. Эффективнос ть управления обеспечивается опера-
тивностью, достоверностью и д остаточностью информации, на основе кото-
рой принимается конкретное решение. Одним из основных способов пред-
ставления информации является документ. Таким образом, документ можно
рассматривать как средство принятия управленческих решений, поэтому пра-
вильно организованная система делопроизводства является значимой частью
системы управления и залогом успеха фирмы.
Одной из проблем традиционной системы делопроизводства, основным
объектом которой является бумажный документ, является экспоненциальный
рост количества доку ментов. Кроме того, возрастает доля электронных доку -
ментов.
Средством повышения эффективности делопроизводства является ис-
пользование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем ав-
томатизации делопроизводства. Именно компьютерные системы способны
управлять растущим объемом информации, они создают принципиально но-
вую технологическую среду для эффективного управления документооборо-
том.
Компьютеры, установленные на рабочих местах сотру дников и объеди-
ненные в сеть, являются основными инструментами работы с документами.
Распространение и совершенствование систем разработки электронных до -
кументов и документов на традиционных носителях привело к росту объема
электронных документов и способствовало появлению класса программных
продуктов, называемых системами автоматизации делопроизводства.
Рассмотрим основные понятия доку ментационного обеспечения управле-
ния.
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает до-
кументирование и организацию работы с официальными доку ментами. В по-
следнее время часто употребляют термин документационное обеспечение
управления (ДОУ), который возник в связи с совершенствованием организа-
ционно-технической основы делопроизводства, внедрением в сферу работы с
доку ментами программно-аппаратных средств вычислительной техники.
Любая задача службы ДОУ, в конечно м итоге, выполняется для обеспече-
ния:
- качественного представления информации в документе;
- своевременного исполнения доку мента.
На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две
подсистемы – документирования и организации работы с документами.
Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества
ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы доку-
ментирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке про-
екта документа, его оформлению, согласованию.

Страницы