ВУЗ:
Составители:
5
Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация со-
става и формы документов.
Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать
своевременность исполнения документов, когда доку мент, требующий ис-
полнения, незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересо-
ван в его испо лнении в срок.
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных про-
цеду р, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их
создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В це-
лях рациональной организации документооборота все доку менты распреде-
ляются по документопотокам, например, входящие, исходящие и вну тренние,
регистрируемые и нерегистрируемые и др.
Характеристикой документооборота является его объем.
Под объемом документооборота понимается количество документов, по-
сту пивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода
времени.
Под системой автоматизации делопроизводства (САД) понимают ком-
плекс программных средств, предназначенный для реализации всех функций
доку ментационного обеспечения управления.
Основным объектом в системе автоматизации делопроизводства является
электронный документ.
Электронный документ (ЭД) представляет собой структуриро ванный ин-
формационный объект, в соответствие которо му может быть поставлена со-
вок упность файлов, хранящихся на жестком диске компьютера. Необходи-
мым признаком ЭД является регистрационная к арточка, состо ящая из рек-
визитов документа, содержащих перечень нео бходимых данных о нем.
Ведение делопроизводства в организации подразумевает осуществление
следующих видов работ:
1. Организация документообо рота.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
– экспедиционная обработка до ку ментов, пост упающих в о рганизацию;
– предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
– организация рацио нально го движения документов внутри организации;
– экспедиционная обработка исполненных и отправляемых доку ментов.
2. Регистрация и учет поступающих в о рганизацию до кументо в.
Все поступающие в организацию доку менты подлежат регистрации.
Прежде чем зарегистрирова ть доку мент, необходимо установить подраз-
деление или должностное лицо, которому следует направить до кумент на
рассмотрение.
Цель регистрации - подтверждение факта его создания или посту пления,
что придает документу юридическую силу.
Регистрация документа – это процесс занесения информации о нем в рек-
визиты регистрационно-контр ольной карточки. Стандарт ГОСТ Р 6.30-97
предусматривает следующий перечень реквизитов:
– наименование организации;
Страницы
- « первая
- ‹ предыдущая
- …
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- …
- следующая ›
- последняя »
