Организация электронного документооборота с помощью системы управления документами "Эффект Офис". Саак А.Э - 45 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТТИ ЮФУ | Таганрог

Составители: 

Рубрика: 

45
В поле «Название» введите: «О повышении квалификации сотрудников
организации». Выберите из списков следующие значения:
– для поля «Вид» – приказ;
– для поля «Гриф» – только для чтения;
– для поля «Статус» – по длежит исполнению по расписанию;
В поле «Номер» введите: 15/30-01, в поле «Примечание» введите: «особенно
актуален для сотрудников отдела ДОУ».
Выберите вкладку «Служебные».
Выберите из списков следующие значения:
– для поля «Зарегистрированный тип» – «Документ Microsoft Word»;
– для поля «Срок хранения» – шесть месяцев (6 мес.);
– для поля «Библиотека» – основная;
– в поле «Хранить» поставьте переключатель «последних», укажите количество
версий документа – три.
Заблокируем версию от удаления. Для этого дважды щелкните левой кнопкой
мыши на строке выбранной в списке версии. На пиктограмме версии появился
значок замка.
Чтобы скрыть существование документа от пользователей, которым он
недоступен, поставьте флажок «Спрятанный».
2. Добавление в систему новых реквизитов. Если в регистрационной карточке
доку мента не хватает атрибутов для регистрации, то их можно дополнить. Внесем
нед остающие атрибуты в систему. Выберите пункты меню Правка, Настро йка
атрибутов. На экране появилось диалоговое окно «Настройка атрибутов» (см. рис.
2.7). Введите название атрибута «виза согласования» в поле «Новый атрибут».
Нажмите кнопку
. Тип атрибута определяет, какие значения для атрибута можно
задавать: «текст», «дата», «текст и дата».
В поле «Но вое значение» введите следующие значения атрибута: «Генеральный
директор», «Бухгалтер», «Юрист», «Начальник первого отдела». Нажмите кнопку
.
Аналогично добавьте реквизит «Дата поступления». Тип реквизита выберите
«Дата».
Отредактируем карточку документа «О повышении квалификации сотрудников
организации». Отройте карточку докум ента, щелкнув по нем у правой кнопкой
мыши. Выберите вкладку «Пользовательские». Выберите из списка атрибут «Виза
согласования». Выберите из списка значение атрибута – «Генеральный директор».
Нажмите кнопку
. Выберите из списка атрибут «Дата поступления», в поле
«Дата» нажмите кнопку
.
3. Создание документа на основе файла. Создадим доку мент в рубрике «Личный
раздел». Выберите пункты меню Документ, Создать, Документ из файла. На
экране появилось диалоговое окно «Подключение документа» (см. рис. 2.8).
Найдите файл «Служебная_записка.doc» типа Microsoft Word. Подключите его к
системе, нажав кнопку «Открыть».

Страницы