Архивоведение. Вовкотруб О.В - 63 стр.

63
     Документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют
единые архивные фонды с документами их основных организаций, если
хранятся в одном архиве.
     При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций
одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой
новой организации составляют новые архивные фонды.
     Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие
ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных
обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же
функциями, составляют единые архивные фонды.
     3.4. Организация документов в пределах архивного фонда
      В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей
является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть
описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке,
обеспечивающем их учет, поиск и использование.
      Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно
схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в
делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к
передаче в государственный архив. В государственном архиве
систематизация производится при составлении и переработке описей.
      Схема систематизации единиц хранения является основанием для
внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью
(описями).
      Схема систематизации архивного фонда организации может отражать
исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции,
состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы
(вопросы), отраженные в документах фонда.
      Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы
систематизации проводится с учетом следующих признаков:
      –     структурного (в соответствии с принадлежностью единиц
хранения к структурным подразделениям);
      –     хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
единицы хранения);
      –     функционального, отраслевого, тематического, предметно-
вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых
касается содержание единиц хранения);
      –     номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц
хранения, видам и разновидностям документов);
      –     корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались единицы хранения);
      –     географического    (в    соответствии    с    определенными
территориями, населенными пунктами и другими географическими
наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы,
корреспонденты);

                                                                      63