Архивоведение. Вовкотруб О.В - 82 стр.

82
экспертизе. То, что имеет научное значение, передается в государственный
архив на вечное хранение, остальное уничтожается.
      Итак, все документы современных учреждений в зависимости от той
информации, которую они несут, распадаются на три большие группы.
Первую группу составляют документы, информация которых раскрывает
основную деятельность учреждения - они хранятся постоянно. Срок хранения
документов второй групп- от 5 лет и более. Документы по личному составу
храняться от нескольких лет до нескольких десятилетий.
      Повторяемость информации. Этот критерий получил наибольшее
применение в экспертизе управленческой документации. Так как в
учреждениях образуются документы идентичного содержания, или
документы, несущие информацию о содержании других документов.
      Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном
учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и
даже в .учреждениях разных систем.В управлении почти каждый новый
документ изучается на основании повторения информации других
документов.
      Наиболее характерно повторение информации для таких систем
документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться
дословно и в виде обобщения данных.
      Документы, на основе которых были созданы новые принято называть
первичными источниками информации, а документы поглотившими их
информацию – вторичными.
      Есть два вида повторяемости информации: формальный - происходит
воспроизведение документальной информации(цитирование) и аналитико-
синтетический - когда происходит преобразование информации.
      Существует еще одна форма повторяемости информации -
вариантность. В практике нередки случаи составления двух и более текстов
одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не
изменяющими смыслового значения содержания документа. Но может быть и
другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст
изменения существенно повлияют на его содержание, и будут фиксировать
различные пути решения, одного и того же вопроса. В этом случае вое
варианты можно рассматривать разными редакциями одного документа.
      Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в
установленном порядке, т.е._документ, написанный на бланке, имеющий
печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от
имени которых он исходит. Копией называется точное воспроизведение
подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным.. Копии при наличии
подлинников могут быть уничтожены. Если документ имеет большое научное
значение или широко используется в практической деятельности учреждения,
то на постоянное хранение, кроме подлинника, рекомендуется оставлять один
или два экземпляра копий.
      При отсутствии в фонде подлинников, копии (один или два экземпляра),
воспроизводящие их, должны быть оставлены на постоянное хранение. Если в
                                                                       82