Архивоведение. Вовкотруб О.В - 83 стр.

83
тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно изменяющие
их содержание, то на постоянное хранение могут быть оставлены и
подлинник, и копии. Авторизованная копия приобретает силу подлинника и
также хранится постоянно. Заверенная копия в фонде служит основанием для
уничтожения незаверенных копий.
      Дублетными документами называют размноженные документы, т.е.
несколько экземпляров одного и того же документа. Дублетные документы
могут быть в фонде, одного учреждения (в одной или разных структурных
частях), в фондах однородных учреждений одного подчинения, всех
учреждений определенной системы и даже в фондах разных систем.
      Документы в создавшей их структурной части оставляются на хранение
в подлинниках, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются
для сведения, уничтожаются.
      Дублетными документами в учреждениях одной определенной системы
чаще всего бывают акты органов государственной власти и государственного
управления, постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и
другие    документы     руководящего   характера.    Они    размножаются
типографским способом или средствами множительной техники и
рассылаются по всей системе учреждений.
      Документы организационно-распорядительного характера, как правило,
сохраняются в фондах учреждений, являющихся их авторами. В фондах
подведомственных учреждений они могут быть оставлены на постоянное
хранение лишь в тех случаях, когда содержание их непосредственно
затрагивает вопросы деятельности данных учреждений достаточно полного
отражения в документах этих учреждений. Если же организационно-
распорядительные документы присланы для сведения, то они выделяются к
уничтожению.
      Поэтому организационно-распорядительные документы руководящего
органа, имеющие и не имеющие отношения к деятельности учреждения
целесообразно раздельно формировать в дела в фондах подведомственных
учреждений. Значительную часть дублетной документации составляют
протоколы, планы, отчеты и другие документы плаланово-отчетного
характера.
      Отчетность обычно сохраняется в фондах вышестоящих учреждений
как источник информации о деятельности подведомственных учреждений.
      К выделению на уничтожение дублетных документов следует
подходить осторожно, не надо забывать, что ими можно восполнить
утраченные документы. Если в фонде учреждения отсутствуют основные
документы, то целесообразно ставить вопрос о восполнении их идентичными
документами из других фондов. На отбор дублетных документов может
оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, существенно дополняющих
их содержание.
      Отбор на государственное хранение документов с повторяющейся
информацией—один из наиболее трудных вопросов в экспертизе. При
разрешении его необходимо, во-первых, установить, в фондах каких
                                                                     83