Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме. Арляпова Е.В. - 27 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

27
ния документов руководством является потерянным временем, удлиня-
ет путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой
в организации технологии работы с документами. Например, процесс
регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные
формы данных о полученном документе до рассмотрения руководством
и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указания-
ми по исполнению и другими реквизитами после рассмотрения руково-
дителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличи-
вает время движения документа от получения до исполнителя. Если
в организации принято регистрировать документы повторно, т. е. на
уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерацио-
нальных остановок в движении документа еще более ощутимы.
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управ-
ленческую структуру. Как инициативные, так и информационные доку-
менты готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут
движения этих документов зависит от количества инстанций согласова-
ния, визирования и подписания документов, а также от принятой техно-
логии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения
внутренних документов. Причем в этом потоке движение распоряди-
тельных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех ос-
тальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет
наиболее ощутимые потери времени.
2.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит
от объема документооборота, организационной структуры и формы ра-
боты с документами, принятой технологии обработки документов. Ра-
бота с документами состоит из ряда последовательных операций. Это:
– прием документов;
– их распределение;
– направление на исполнение;
– исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности организации, операции по
приему и отправке документов обычно проводят централизованно.
В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого
предусматривают создание специализированного участка – экспедиции,
как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях
и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдель-
ную службу) создается участок по приему и отправке документов с те-
ми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу

Страницы