Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме. Арляпова Е.В. - 29 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

29
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на доку-
менте проставляется штамп об их получении, где указывается наимено-
вание организации, дата поступления, порядковый учетный номер до-
кумента. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего
проставления входящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют
по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки –
адресование документов. Обычно документы, адресованные руково-
дству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда
же поступают документы, адресованные организации (без указания фа-
милии должностного лица). Документы, адресованные в структурные
подразделения, проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях вся поступающая документация сорти-
руется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классифи-
катор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполни-
телей, которые курируют определенные вопросы.
8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассор-
тированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда до-
кументы забирают секретари структурных подразделений. В небольших
организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы кото-
рых закрепляют за отдельным структурным подразделением или испол-
нителем.
Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты
и другими каналам информации. Например, значительное количество
документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, по-
ступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов
доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит пере-
дача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные
документопотоки, содержащие необходимую для деятельности органи-
зации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет
и контроль за движением поступающих по различным каналам связи
документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей
по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти доку-
менты «выпадают» из поля зрения службы.
Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача
документов между структурными подразделениями (из экспедиции
в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т. д.) осу-
ществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных
лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы пе-
редаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях,
там, где структурные подразделения расположены на значительном рас-

Страницы