Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме. Арляпова Е.В. - 28 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

28
делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их от-
правке производятся централизованно секретарем.
Рекомендации по приему и отправке документов, если они центра-
лизованы, позволяют реализовать основное правило организации доку-
ментооборота, т. е. прохождение документа по наиболее короткому
маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация
этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям,
механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее
сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема доку-
ментооборота.
Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами.
В современных условиях наряду с этими способами доставки поступле-
ние документов осуществляется через компьютерные сети, электрон-
ную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов по-
ступает путем передачи их командированными сотрудниками других
учреждений.
Задача службы делопроизводства (или отдельного сотрудника) – ор-
ганизовать учет поступления документов из всех источников, их пер-
вичную обработку, координировать их движение.
В нормативных документах регламентированы правила первичной
обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:
1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная до-
кументация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конвер-
ты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений.
При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов,
приложений к ним, несоответствия документов и приложений сообща-
ют отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается
только сопроводительная документация, машинные носители в упаков-
ке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подка-
лывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсут-
ствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значе-
ние для доказательства даты получения документа, когда на конверте
нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются ад-
ресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов
может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная об-
работка поступивших документов предусматривает учет их поступле-
ния, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

Страницы