Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 44 стр.

                          Âîëãîãðàäñêèé ãîñóäàðñòâåííûé
                          óíèâåðñèòåò
                          Ðåêòîðó (È.Î. Ôàìèëèÿ)
èëè
                         Ðåêòîðó Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóíèâåðñèòåòà
                         (È.Î. Ôàìèëèÿ)
      (Èíèöèàëû äî ôàìèëèè).
      Åñëè â ïèñüìå áîëüøå 4 àäðåñàòîâ — ñîñòàâëÿåòñÿ ñïèñîê
ðàññûëêè. Âòîðîé ýêçåìïëÿð ïèñüìà îôîðìëÿåòñÿ íå íà áëàíêå,
îí îñòàåòñÿ â äåëàõ, íà íåì äîëæíû áûòü âèçû èñïîëíèòåëÿ.
     Äåëîâîå ïèñüìî äîëæíî áûòü ïîñâÿùåíî îäíîìó âîïðîñó,
áûòü îäíîïðåäìåòíûì. Îíî äîëæíî áûòü êðàòêèì — íå áîëåå îä-
íîé ñòðàíèöû òåêñòà (â èñêëþ÷èòåëüíûõ ñëó÷àÿõ — äî 5 ñòðàíèö).
     Íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü êîìïîçèöèþ òåêñòà — ïîñëåäîâàòåëü-
íîñòü ðàñïîëîæåíèÿ îòäåëüíûõ ñìûñëîâûõ ÷àñòåé (îáðàùåíèå,
âñòóïëåíèå, àðãóìåíòàöèÿ, çàêëþ÷åíèå è äð.), êîòîðûå âûðàæà-
þòñÿ àáçàöàìè.
     Ñ òî÷êè çðåíèÿ êîìïîçèöèè áûâàþò ïðîñòûå è ñëîæíûå
ïèñüìà. Ïðîñòûå — îäíà-äâå ñìûñëîâûå ÷àñòè: îáîñíîâàíèå è çàê-
ëþ÷åíèå.  êà÷åñòâå îáîñíîâàíèÿ ìîæåò âûñòóïàòü ëèáî ññûëêà íà
äîêóìåíò, ëèáî êîíñòàòàöèÿ ôàêòà. Èç äâóõ ÷àñòåé ñîñòîÿò ïèñü-
ìà-îòêàçû (æåëàòåëüíî ñîîáùèòü, ÷åì ìîæíî êîìïåíñèðîâàòü
îòêàç). Íåéòðàëüíûé òîí èçëîæåíèÿ.  íà÷àëå ïèñüìà èíôîðìà-
öèÿ, óæå èçâåñòíàÿ àäðåñàòó, ïîòîì — íîâàÿ.
     Ñëîæíûå ïèñüìà — òðè è áîëåå ñìûñëîâûå ÷àñòè. Âñòóïëå-
íèå — ôîðìóëèðîâêà òåìû; îñíîâíàÿ ÷àñòü — ðàñêðûòèå òåìû è
åå àíàëèç; çàêëþ÷åíèå — èòîã, âûâîäû; îïðîâåðæåíèå — äîêàçà-
òåëüñòâî «îò ïðîòèâíîãî».
     Â ïåðåïèñêå èñïîëüçóþòñÿ ñëåäóþùèå ôîðìû èçëîæåíèÿ
òåêñòà:
     • îò ïåðâîãî ëèöà åä. ÷. («ÏÐÎØÓ...»);
     • îò ïåðâîãî ëèöà ìí. ÷. («ÏÐÎÑÈÌ...»);
     • îò òðåòüåãî ëèöà ìí. ÷. («ÐÓÊÎÂÎÄÑÒÂÎ ÏÐÅÄÏÐÈßÒÈß È ÒÐÓÄÎ-
ÂÎÉ ÊÎËËÅÊÒÈÂ ÏÐÎÑßÒ...»).
     Â ñîâðåìåííîé ïåðåïèñêå ïðèíÿòî èñïîëüçîâàòü «ôîðìóëû»
âåæëèâîãî îáðàùåíèÿ è âåæëèâîãî çàêëþ÷åíèÿ äî è ïîñëå òåêñòà
ïèñüìà, íàïðèìåð:
     Îáðàùåíèå:
           Óâàæàåìûé ãîñïîäèí À.È. Èâàíîâ.
44