Документоведение и документационное обеспечение управления. Балибардина Г.И. - 60 стр.

ñòâèè ñ êîòîðîé ñôîðìèðîâàíû äåëà. Â äåëî ïîìåùàþò äîêóìåíò,
êîòîðûé ñâîåé ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòüþ ñîîòâåòñòâóåò çàãîëîâêó äåëà.
      Ôîðìèðîâàíèåì äåë íàçûâàþò ãðóïïèðîâêó èñïîëíåííûõ äî-
êóìåíòîâ â äåëà.
      Äåëîì ÿâëÿåòñÿ ñîâîêóïíîñòü äîêóìåíòîâ, ñôîðìèðîâàííûõ
ïî êàêîìó-ëèáî ïðèçíàêó, ïîìåùåííûõ â òâåðäóþ îáëîæêó, îôîðì-
ëåííóþ ïî îïðåäåëåííûì ïðàâèëàì.
      Ïðàâèëüíîå ôîðìèðîâàíèå äåë ñïîñîáñòâóåò îïåðàòèâíîìó
ïîèñêó íåîáõîäèìûõ äîêóìåíòîâ â ïîñòîÿííî ðàñòóùåì äîêó-
ìåíòíîì ìàññèâå îðãàíèçàöèè, îáåñïå÷èâàåò èõ ñîõðàííîñòü, óñ-
òàíàâëèâàåò ïîðÿäîê â îðãàíèçàöèè äåëîïðîèçâîäñòâà.
       Ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü ñëåäóþùèå
òðåáîâàíèÿ:
      • â äåëî ïîìåùàþòñÿ òîëüêî èñïîëíåííûå äîêóìåíòû;
      • äîêóìåíòû, ïîäøèòûå â äåëî, ÿâëÿþòñÿ ïîäëèííèêàìè
èëè çàâåðåííûìè êîïèÿìè;
      • äîêóìåíòû ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ íå-
îáõîäèìî ãðóïïèðîâàòü â äåëà ðàçäåëüíî;
      • äîêóìåíòû, êàñàþùèåñÿ îäíîãî âîïðîñà, ïîìåùàþòñÿ â
îäíî äåëî (çàïðîñ — îòâåò);
      • êàæäûé äîêóìåíò, ïîìåùåííûé â äåëî, äîëæåí áûòü ïðà-
âèëüíî îôîðìëåí (èìåòü äàòó, ïîäïèñü, îòìåòêó îá èñïîëíåíèè
è ò. ä.);
      • âêëþ÷àòü â äåëî ïî îäíîìó ýêçåìïëÿðó êàæäîãî äîêóìåíòà;
      • â äåëà ãðóïïèðóþòñÿ, êàê ïðàâèëî, äîêóìåíòû îäíîãî äå-
ëîïðîèçâîäñòâåííîãî ãîäà, çà èñêëþ÷åíèåì ëè÷íûõ äåë;
      • â äåëî íå äîëæíû ïîìåùàòüñÿ äîêóìåíòû, ïîäëåæàùèå
âîçâðàòó, è ÷åðíîâèêè;
      • âíóòðè äåëà äîêóìåíòû ïîìåùàþò èëè â õðîíîëîãè÷åñêîì,
èëè â íóìåðàöèîííîì ïîðÿäêå.
       Â çàâèñèìîñòè îò ñðîêîâ õðàíåíèÿ ïðîâîäèòñÿ ïîëíîå èëè
÷àñòè÷íîå îôîðìëåíèå äåë.
      Äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîä-
ëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âðåìåííîãî — óïðîùåííîìó, â ñêî-
ðîñøèâàòåëÿõ.
      Îáëîæêà äåëà îôîðìëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì: íà-
çâàíèå îðãàíèçàöèè, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, èíäåêñ äåëà, çàãî-
ëîâîê äåëà â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé, ñðîêè õðàíåíèÿ è äàòû
íà÷àëà è îêîí÷àíèÿ äåëà.


60