ВУЗ:
Составители:
Рубрика:
51
Деловое письмо
—
это единственный, официальный документ, на котором
не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать
наименование организаций, хотя официальное сокращение не только
разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма. Дата
письма (его подписания), проставляемая в левом верхнем углу, является
поисковым признаком и употребляется при ссылке на письмо.
Ссылка на письмо, на которое дается ответ, включает в себя его индекс и
дату и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот
реквизит бывает только на бланке для писем.
Формализованность языка делового письма помогает и его автору или
исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа. Можно
сказать, что язык официальной переписки
—
это набор форм, в которые
каждый раз закладывается новое содержание.
В зависимости от назначения выделяют несколько видов деловых писем,
каждый из которых имеет свои особенности и должен отвечать
предъявляемому к нему требованиям.
Письма-просьбы по форме напоминают заявление. В таких письмах,
поскольку они связаны с заинтересованностью авторов письма в исполнении
просьбы, требуется особая деловая вежливость и деликатность.
Сопроводительные письма необходимы тогда, когда содержат какие-то
дополнительные разъяснения к прилагаемым к ним документам.
Для подтверждения полученных документов и материалов, а иногда и
телефонного разговора иногда пишутся письма-подтверждения. Деловая
вежливость требует отправлять письмо-подтверждение своевременно, не
дожидаясь письма-напоминания.
Письмо-напоминание
—
следует направлять тогда, когда не удается с
помощью телефонных переговоров или личного контакта получить
необходимый ответ. Подготовка такого письма требует особой деликатности,
чтобы не вызвать у адресата негативной реакции. Получение письма-
напоминания должно расцениваться адресатом как признак неуважения им
делового партнера. Когда такое письмо поступает из вышестоящей
организации, подразумевается, что подчиненные халатно относятся к своим
обязанностям, либо руководство не уверено в четком исполнении этими
подчиненными данных обязанностей.
В письме-извещении
—
- что-либо сообщается или утверждается. Обычно оно
является ответом на запрос. Одна из распространенных разновидностей такого
письма - письма информационного характера. При небольшой значимости
излагаемых в них фактов они могут быть подписаны референтом или
секретарем. Нередко информационные письма рассылаются с целью рекламы
деятельности фирм и организаций и выпускаемой ими продукции.
В практике делового общения широко распространены циркулярные письма,
назначение которых
—
доставить информацию одного и того же содержания в
несколько адресов. Эти письма носят чисто информационный характер,
касающийся хозяйственных вопросов фирмы.
