Архивное дело. Чмыхало А.Ю. - 112 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

3) установить степень сохранности документов и, в случае частичной
их утраты, обеспечить полноту состава архивных фондов путем восполнения
недостающих материалов.
С целью разрешения первой из указанных задач подвергаются
изучению, как документы отдельных учреждений, так и комплексы
документов учреждений определенных ведомств (а также документы
учреждений других ведомств в том случае, если эти учреждения
взаимосвязаны друг с другом в управлении).
Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две
основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих
справочное значение. Документы различных учреждений, имеющие научную
ценность, подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с
другом, в результате чего осуществляется их окончательный отбор в
государственные архивы.
Задача отбора документов в государственные архивы требует
всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они
образовались. Это вызвано неравноценностью учреждений и соответственно
документов, которые образовались в их деятельности, как источников
информации.
С отбором документов в государственные архивы связано решение
некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо
определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы
должны поступать определенные категории документов (т.е. определяется
состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого
государственного архива). Определение места хранения той или другой
документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений,
взаимосвязанных в управлении, большого количества идентичных
документов и документов с повторяющейся информацией. При
централизованной системе управления одни и те же документы могут быть
не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных,
соподчиненных и вышестоящих учреждений одной или разных систем
управления. Экспертизой устанавливается, в составе фондов каких
государственных архивов (федерального, регионального или местного
значения) документы с повторяющейся информацией будут сохранены, а в
составе каких выделены к уничтожению.
Решение задачи по определению сроков хранения документов
осуществляется путем изучения документов справочного значения и
распределения их на группы долговременного, временного и
кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов
каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе
нормативно-правовых актов, а также с учетом опыта работы учреждений и
архивов по использованию документов.
112

Страницы