Архивное дело. Чмыхало А.Ю. - 117 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

или лицах, в деятельности которых они образовались (т.е. о
фондообразователях). Однако это правило далеко не всегда выполнимо. В
ряде случаев документ может не иметь значения для изучения той или иной
области (сферы) человеческой деятельности, но представлять интерес с точки
зрения истории фондообразователя, и наоборот.
Содержание документов необходимо рассматривать и оценивать как в
целом, так и в деталях, уметь выделять главное и второстепенное и в
зависимости от этого решать, какое значение могут иметь данные документы
в решении тех или иных исследовательских задач.
При проведении экспертизы нет необходимости изучать каждый
документ в отдельности. В условиях современности, когда создаются
миллиарды документов, требование по изучению всех создаваемых и
поступающих на экспертизу документов было бы абсурдным по причине
невозможности его реализовать. В процессе экспертизы управленческих
документов достаточно знать, какую информацию они несут, так как
содержание документов, как правило, соответствует их назначению.
Практическая реализация управленческого акта требует образования
документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что
закрепляется унификацией и стандартизацией документов.
В соответствии с тем, какое информационное значение имеют
документы современных учреждений, их можно распределить на три
основные группы:
• документы, информация которых отражает основную
деятельность учреждения, а также его структурных подразделений;
• документы, имеющие вспомогательный характер;
• документы по личному составу.
Документы, информация которых отражает основную деятельность
учреждения, а именно вопросы руководства, планирования, финансирования,
контроля за работой учреждения и деятельностью подведомственных
учреждений, а также результаты этой работы, принято называть основными,
так как они отражают главные направления деятельности учреждения и
суммируют результаты этой деятельности за определенные промежутки
времени. Поэтому подобная информация может представлять определенный
научный интерес. Такие документы хранятся постоянно.
К группе документов, имеющих вспомогательный характер, относят
документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, по текущим
вопросам производства, строительства, снабжения, по бытовым и
административно-хозяйственным вопросам. Подобные документы относят к
категории документов временного справочного значения. Сроки хранения
таких документов различны—от нескольких месяцев до десяти лет и больше.
Документы по личному составу составляют самостоятельную группу
материалов учреждения. Они необходимы для удовлетворения личных
запросов граждан в течение длительных периодов времени, равных примерно
117

Страницы