Архивное дело. Чмыхало А.Ю. - 120 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

Повторяемость информации. Критерий повторяемости информации
получил наибольшее применение в экспертизе управленческой
документации, так как централизация управления, построение иерархической
системы взаимосвязи между учреждениями привели к необходимости
образования документов идентичного содержания или документов, несущих
информацию о содержании других документов.
Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном
учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы
управления и даже в учреждениях разных систем. Документирование
управленческих решений основано на повторяемости информации. В
управлении почти каждый новый документ издается на основании
повторения информации других документов. Наиболее характерно
повторение информации для организационно-распорядительной, плановой,
отчетной и некоторых других систем документации. Они образуются
вследствие осуществления общих для всех учреждений функций
руководства, планирования, организации, согласования, контроля. В этих
системах документации можно обнаружить документы, которые могут
дословно повторять друг друга. Их тексты или части текстов будут
идентичными.
В учреждениях разного уровня в тех же системах документации можно
обнаружить и такие документы, в которых содержание других документов не
воспроизводится дословно, а передается путем соответствующей обработки в
виде изложения, обобщения, суммирования данных. Документы, на основе
которых были созданы новые документы, принято называть первичными
источниками информации, а документы, отразившие (поглотившие) их
информацию, — вторичными.
Таким образом, выделяют два основных вида повторяемости
информации:
• формальный (когда происходит воспроизведение документной
информации);
• аналитико-синтетический (когда происходит преобразование
документной информации).
Формальный вид повторяемости информации находит свое выражение в
таких формах повторения, как дублирование текстов документов и
цитирование части текстов документов.
Для аналитико-синтетического вида повторяемости информации
характерны более сложные формы повторения: обобщение, изложение и т.д.
Обобщение как форма повторения информации осуществляется путем
суммирования данных первичных документов, проведения их анализа и
синтеза и отражения полученных выводов во вторичном документе.
В архивоведческой практике встречается еще одна форма повторяемости
информации — вариантность. Суть данной формы состоит в том, что
иногда в процессе создания управленческой документации составляются два
120

Страницы