Архивное дело. Чмыхало А.Ю. - 122 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

Проблема дублетности информации, содержащейся в управленческой
документации, направляемой на хранение в архивные учреждения, решается
следующим образом: на хранение оставляются документы в подлинниках в
создавшей их структурной части, а в тех структурных частях, куда они в
копиях присылаются для сведения, - уничтожаются. В том случае, если
документ отсутствует в той структурной части, в которой он был создан, его
отсутствие восполняется дублетами других структурных частей.
Межфондовая дублетность бывает двух видов:
• внутриведомственная (или отраслевая);
• межведомственная.
Дублетными документами в учреждениях, относящихся к одному
ведомству (отрасли), чаще всего бывают нормативно-правовые акты органов
государственной власти и управления, местного самоуправления,
постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и другие
документы руководящего характера. Они размножаются типографским
способом или средствами множительной техники и рассылаются по всей
системе учреждений. Подобные документы откладываются в копиях во всех
подчиненных данному ведомству учреждениях, но, как правило, сохраняются
только в фондах тех фондообразователей, которые были их авторами.
Межведомственная дублетность имеет не меньшее распространение. В
их число могут входить нормативно-правовые акты органов государственной
власти и управления, органов местного самоуправления, документы
организационно-распорядительного характера, отчетность, материалы
коллегиальных органов, акты, договора и многие другие документы,
содержащиеся в документальных фондах учреждений различных систем, но
имеющие идентичное содержание. При отборе на государственное хранение
дублетных документов в фондах учреждений разных систем следует
учитывать значение их для деятельности того учреждения, в фонде которого
они отложились.
К выделению на уничтожение дублетных документов следует подходить
осторожно. Не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные
документы. При отборе на хранение дублетных документов может оказать
влияние наличие резолюций, помет, виз, которые иногда способны
существенно дополнить их содержание.
Содержание одних документов в той или иной степени может быть
отражено в других документах путем цитирования части текста одного
документа в другом. Цитирование обычно встречается в документах
организационно-распорядительного характера. Издавая приказ,
подведомственное учреждение в качестве его основания цитирует часть
содержания приказа вышестоящего учреждения.
Один из самых сложных видов повторяемости информации —
аналитико-синтетический, предполагающий преобразование информации
одних документов в других. Такая форма повторения информации имеет
122

Страницы