Архивное дело. Чмыхало А.Ю. - 121 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

ТПУ | Томск

Составители: 

Рубрика: 

и более текста одного и того же документа. Такие тексты могут различаться
деталями, не изменяющими смыслового содержания документа.
Вариантность отражает этапность в создании документа.
Другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст
документа изменения существенно влияют на его содержание и фиксируют
различные пути решения одного и того же вопроса, рассматривается как одна
из редакций документа.
Наличие дублирования документа определяется при сличении текстов
подлинников, копий документов и дублетов документов.
Подлинником называется текст документа, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке, т.е. документ, написанный на
бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или
структурной части, от имени которых он исходит.
Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное
лицом, на это уполномоченным.
Подлинник, как и любой другой первый экземпляр документа,
предназначенный для снятия с него копии, рассматривается в качестве
оригинала. Первоначальные тексты официальных служебных документов,
являющиеся основанием для создания подлинников, обычно не хранятся и
уничтожаются как черновики. В составе архивных фондов на постоянное
хранение оставляются подлинники документов. Копии при наличии
подлинников могут уничтожаться.
Если документ имеет большое научное значение и используется в
практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме
подлинника, может направляться несколько экземпляров копий (как правило,
два экземпляра).
При отсутствии в фонде подлинников документов на постоянное
хранение направляются копии документов. Наличие в фонде заверенной
копии служит основанием для уничтожения незаверенных копий.
Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно
влияющие на интерпретацию их содержания, то в этом случае на постоянное
хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии.
Иерархическая основа построения системы управления определяет
потоки документов по восходящей и нисходящей структурным частям. По
ним размножаются и рассылаются документы (уставы, положения),
распорядительные директивные письма, инструкции, докладные записки,
отчеты о работе. Подобное обстоятельство вызывает необходимость
создания идентичных по содержанию документов, которые направляются в
адрес различных учреждений, что и определяет дублетность информации,
содержащейся в архивных документах.
Дублетность в составе одного фонда носит название внутрифондовой, в
составе разных фондов — межфондовой.
121

Страницы