Деловая корреспонденция. Долгополова Н.Ф - 25 стр.

      Следовательно, условия делового общения формируют следующие
свойства управленческой информации:
      - официальный характер информации;
      - адресность информации;
      - повторяемость информации;
      - тематическая ограниченность.
      Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные
требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит
эффективность делового общения.
      Одно из важнейших требований к управленческой информации
обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая
заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия
управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на
получении, переработке и использовании информации. Следовательно,
эффективность управленческой деятельности только в том случае является
достаточно высокой, когда для принятия используется информация актуальная,
информация новая, необходимая, важная для деятельности организации.
Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать
оптимальные     управленческие     решения.    Актуальность     информации
обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его
передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и
должностных лиц.
      Актуальность информации связана с целым рядом других свойств
управленческой информации, в частности:
      - достоверность (объективность);
      - убедительность (аргументированность);
      - полнота (достаточность информации) и др.
      Требование достоверности (объективности) означает, что деловое
сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую,
бесстрастную оценку событий.
      Убедительность     (аргументированность)      информации      вызвана
необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить)
определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть
и его исполнение.
      Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю
необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина
изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме
достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма
должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность
информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные
сведения, порождая неоправданную переписку.
      В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль
документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле
выработались такие языковые средства и способы выражения содержания,

                                                                          25