Документационное обеспечение управления государственой службой. Фионова Л.Р. - 55 стр.

      Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимо-
связаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделе-
нии организации-адресата.
      В деловой переписке принята форма изложения текста от пер-
вого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем,
напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписав-
шее письмо, выступает от имени организации.
      Форма изложения текста письма от первого лица единственно-
го числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух слу-
чаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит
конфиденциальный характер или содержит персональное обращение
к адресату. Письмо традиционно состоит из следующих основных
частей:
      − обращение;
      − вступление;
      − основное содержание;
      − заключение.
      Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснова-
ние/изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая –
заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п.
      Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без поясне-
ния, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
      Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных
страниц.
      При обращении к адресату учитывается его служебное положе-
ние, сфера деятельности и т.д.
      Наиболее часто употребляемыми формами обращения являют-
ся, например:
Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей
письма).
     При обращении к высшим должностным лицам органов власти,
депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а
также к духовным лицам различных вероисповеданий принято об-
ращение с указанием должности без фамилии, например,
Уважаемый господин губернатор!

                                 55