Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 28 стр.

     Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить,
показать,    разъяснить.      Это     достигается     ясностью,     четкостью   и
краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие
мешает выделить суть документа.
     Приводимые           факты   должны      быть    объективны,    обязательно
проверены, цифровые данные — точны. Тон письма должен быть
нейтральным.
     В      практике       современного       делопроизводства        используют
следующие формы изложения текста в письмах:
     • от первого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем на рассмотрение»);
     • от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,
«прошу выделить»);
     • от      третьего    лица     единственного     числа   («университет     не
возражает»).
     Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что
достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-
прежнему, как известно, если возможно и т.п.
     Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты
типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно
изучив Ваши замечания...».
     Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при
обосновании действий используется ограниченный набор начальных и
заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...»,
«В порядке исключения...», «В связи... », «В соответствии...» и т.п.
     Причины принятия решений также формулируются с помощью
деепричастных       оборотов:       «учитывая»,      «считая»,    «принимая     по
внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.
     Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

                                         28