Документоведение и делопроизводство. Фионова Л.Р - 29 стр.

     Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление
письма,    сопровождаемые       ссылками   на   факты,    даты,        документы,
например:
     "В связи с тем, что при получении груза на станции Сызрань"
26.01.2004    по    накладной     №   238865     в     исправном        вагоне   с
ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и
проверке содержимого с участием представителя:... была установлена
недостача.... штук изделии на сумму.... (Коммерческий акт от 26.01.2004
№245).
     Во второй части письма формулируется его основная цель
(предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:
     "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней
перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".
     В зависимости от назначения письма и оттого, на чем его автор
желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться
другой порядок расположения логических частей текста.
     Можно рекомендовать следующую последовательность действий
при подготовке письма:
          1. Определите цель письменного сообщения.
          2. Сформулируйте тему.
          3. Решите, что Вы хотите сообщить об этом.
          4. Сформулируйте основную мысль текста.
          5. Если   необходимо,    развейте     вашу    мысль      с    помощью
             аргументов.
          6. Проиллюстрируйте основную мысль и аргументы фактами,
             отобранными Вами.
          7. Обязательно сделайте вывод, заключение или обобщение.
          8. Чтобы Ваш документ имел эстетичный вид, оформите его.




                                      29