Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Фионова Л.Р. - 35 стр.

      При подготовке документов по однотипным, повторяющимся
ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии,
гарантийные письма и т.п.)рекомендуется использовать унифицированные
формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения
переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем, который
обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения
отбора лексических средств языка, построения словосочетаний,
предложений и текстов в целом.
     K основным стилевым чертам деловой речи относятся:
     - нейтральный тон изложения;
     - точность и ясность изложения;
     - лаконичность и краткость текста.
     Специфика делового стиля определяется назначением документа.
     Однозначность понимания текста обеспечивает употребление
терминов. В официальных документах используется отраслевая или
корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной
области, которой посвящен документ, а также специальные слова и
выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Примеры оформления некоторых текстов документов приведены в
приложении 6.


                    5 Функции документов
      Знание функций документов имеет существенное значение для
уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них
информации, для правильного понимания роли документа в данной
социальной структуре, в данной системе экономических, социальных
связей, позволяет провести более четкую классификацию документов ,
сформулировать определенные требования к их организации, содержанию,
форме, технологии их обработки.
      Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.
Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну
строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в


                                 35