Организация и технология документационного обеспечения управления. Фионова Л.Р. - 26 стр.

     Унификация текстов заключается в установлении единой формы
языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно
повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация
текстов документов проводится методом выделения постоянной и
переменной       информации.      Постоянной      является         информация,
повторяющаяся     во    всех   документах,    создаваемых     в    аналогичных
управленческих     ситуациях.     Переменной      считается        информация,
позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.
     Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме
документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В
унифицированной        форме   документа     должно   быть        предусмотрено
свободное место для записи переменной, новой информации.
     Чтобы   отделить      постоянную        информацию      от     переменной,
необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и
одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.
Только анализ конкретных документов дает основание для разделения
информации на постоянную и переменную.
     Унифицированный текст документа может быть представлен в
унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или
таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является
характер информации, содержащейся в нем.
     Рассмотрим все три формы представления унифицированных
текстов.
     Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая
постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения
переменной информации, характеризующей конкретную управленческую
ситуацию.
                                        26