Организация и технология документационного обеспечения управления - 101 стр.

унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное
место для записи переменной, новой информации.
      Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо
иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного
назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только
анализ конкретных документов дает основание для разделения информации
на постоянную и переменную.
      Унифицированный текст документа может быть представлен в
унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или
таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является
характер информации, содержащейся в нем.
      Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.
      Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая
постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения
переменной информации, характеризующей конкретную управленческую
ситуацию.
      В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то
есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой
письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета
выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является
информация об управленческих действиях. К таким документам относятся
приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения,
докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать
«подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации,
которую следует вносить в пробельные места.
      Пример построения УФД с использованием текста-трафарета показан
на рисунке 18.
      Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета
– форма представления текста, в котором дается характеристика одного
объекта по определенным признакам.

                                                                     101