Организация и технология документационного обеспечения управления - 100 стр.

      8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
      9. Унифицированная система внешнеторговой документации.
      Все эти системы являются действующими и используются в
деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов,
входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в
организации унифицированные формы документов УСД включаются в
состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть
сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.
      В      общем   смысле    под     унифицированной   формой   документа
понимается (ГОСТ Р 51141-98) унифицированный текст документа и
совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением
документа и расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
      При разработке унифицированных форм документов организации
необходимо:
      1.Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для
подготовки документов,
      2.Установить     последовательность     расположения    реквизитов    на
носителе информации и правила их оформления,
      3.Унифицировать текст документов.
      Унификация текстов заключается в установлении единой формы
языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно
повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация
текстов   документов      проводится    методом   выделения   постоянной     и
переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся
во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях.
Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся
управленческие ситуации.
      Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме
документа,    составляя   неизменную, повторяющуюся       часть   текста.    В

                                                                            100