Организация и технология документационного обеспечения управления - 106 стр.

     После унификации форм документов, применяемых в организации
можно приступить к собственно формированию Альбома.
     Альбом     утверждается          руководителем    организации    и    является
обязательным для ее работников. Для обеспечения правильного применения
УФД, включенных в Альбом, целесообразно разработать соответствующую
инструкцию.
     Все      изменения      в        формы     документов   должны       вноситься
централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за
его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом новых
форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом
(распоряжением) руководителя организации.

4.4. Составление номенклатуры


     Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием
сроков их хранения, по установленной форме. Ответственность за ее
составление    возлагается       на    службу    документационного    обеспечения
управления организации. Номенклатура дел предназначена для группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения.
     Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным
документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
     Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть
использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Поэтому номенклатура дел используется при построении информационно-
поисковой системы по документам организации.
     Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и
индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая
                                                                                106