Организация и технология документационного обеспечения управления - 132 стр.

       Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для
этой     цели   помещениях,     располагаются      в     запирающихся       шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света.
       В    целях   повышения    оперативности         поиска   документов       дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках
обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
       Машинограммы,       используемые     в     структурных       подразделениях,
формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
       Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта -
заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие
документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных
случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным
оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи
подлинника.
       Документы,      образовавшиеся   и       образующиеся        в   деятельности
предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое,
политическое, художественное или иное культурное значение, входят в
состав     Архивного    фонда   Российской       Федерации      и   независимо     от
ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения,
техники и способа закрепления информации подлежат передаче на
государственное хранение.
       Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих
практическое значение, а также документов по личному составу, их учета,
использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение
предприятие образует архив.



                                                                                  132