Организация и технология документационного обеспечения управления - 45 стр.

распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой
регламентации не имеет.
      Когда мы анализируем состояние документооборота в организации, то
объективные данные можно получить из качественных и количественных
характеристик параметров документооборота.
      К качественным относятся:
      1. Характеристики    документопотоков       (состав   документов    и   их
        содержание).
      2. Маршруты       движения     документов      (направление     движения
        документов, этапы и инстанции маршрута движения документов).
      3. Периодичность (определяем стадии документооборота).
      4. Направленность движения.
      Говоря о документообороте необходимо отличать такие понятия
документооборота, как движение документов от объема документооборота.
Объем документооборота выражается общим количеством документов,
поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.
      Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает
выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество
подлинников документов, а в знаменателе – количество копий.
      Учет     объема       документооборота         осуществляет        служба
делопроизводства, и это позволяет определить загрузку организации в целом,
ее   структурных    подразделений     и   рассчитать    численность      службы
делопроизводства. Периодичность подсчета документооборота определяется
самой   службой    ДОУ.    При     необходимости    документооборот      можно
подсчитать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет
выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно вести подсчет
поквартально (см. рисунок 11), а в небольших организациях достаточно
подсчитывать объем документов за год.




                                                                              45