Организация и технология документационного обеспечения управления - 47 стр.

3.1 Обработка входящих или поступающих документов

     Прием     и    обработка   поступающих    документов   осуществляется
работниками канцелярии или секретарем фирмы.
     Поступившие документы проходят следующие этапы:
     1. Первичную обработку,
     2. Предварительное рассмотрение и разметку,
     3. Регистрацию,
     4. Рассмотрение документов руководством,
     5. Направление на исполнение,
     6. Исполнение и контроль исполнения,
     7. Подшивку документов в дела.
     Доставка документов в организацию происходит почтой, телеграфом,
курьерами, с помощью телетайпа, факсимильной связи и компьютерной сети.
     Задача службы делопроизводства – организовать учет поступающих
документов из всех этих источников. В организациях прием и первичную
обработку могут осуществлять: 1) специальное подразделение службы ДОУ
– экспедиция (при значительном объеме документооборота); 2) сотрудник
службы ДОУ, например, экспедитор; 3) секретарь руководителя (при
небольшом объеме документооборота).
     В нормативных документах регламентированы правила первичной
обработки поступивших документов, они следующие:
     1)   Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается отправителю.
     2)   Проверяется целостность упаковки, конверты вскрываются (не
вскрываются конверты с надписью «лично»; документы, адресованные
общественным       организациям;   упаковки,   содержащие   документы   на
машинных носителях). Проверяется комплектность и сохранность вложений.
В случае обнаружения каких-либо недостатков (не все страницы, не все
приложения) на самом документе и в регистрационной форме делается


                                                                        47