Организация и технология документационного обеспечения управления - 59 стр.

выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный
документ или группу документов.
      Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем
можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по
конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.
Можно заказать и получить информацию по региону.
      Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы
данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной
карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,
компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.
      При ручном режиме работы еще более остро перед организацией
встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной
системы хранения документации.
      Требования к такой системе:
1.   Она должна занимать как можно меньше места;
2.   Документы должны быть правильно расклассифицированы и подшиты в
соответствующие дела;
3.   Система должна быть безопасна в работе;
4.   Только     оперативная,   часто   востребованная   информация   должна
храниться близко, а документы, к которым долго не обращаются должны
быть заархивированы;
5.   Система должна позволять быстро найти, локализовать необходимую
информацию;
6.   Система должна обеспечивать хранение и работу с конфиденциальной
информацией.
       При выдаче документа необходимо продумать систему слежения за
ними. Варианты построения систем слежения за документами:

         1. Организовать алфавитный перечень выданных документов;

         2. Завести карточки выдачи и фиксировать кому, что и до какого
              срока выдано;
                                                                         59